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Charte de l’espace

Acceptation préalable

L’accès à l’espace de coworking et son usage impliquent l’acceptation pleine et entière du présent règlement. Le règlement est modifiable « sans préavis » sur les suggestions des adhérents et après validation par le COO

Tout manquement ou non respect du règlement peut entraîner une exclusion immédiate de l’espace NES.

L’entreprise se réserve également le droit de refuser l’accès à toute personne dont la nature de l’activité ne serait pas ou plus compatible avec le fonctionnement global de l’espace. Un remboursement serait alors effectué au prorata de sa consommation.

Grille tarifaire

  • Accès à l’espace :
    les tarifs sont affichés dans l’espace
  • Donne accès aux diffèrents espaces de travail, de partage entre coworkers , aux salles de réunion(sur réservation)
  • Tous ces tarifs s’entendent par personne. Il ny a pas de tarif de groupe.
    Les achats sont nominatifs, incessibles et non remboursables.

Ces différents accès donnent des droits aux personnes, mais aussi des devoirs exprimés ci-après.

Utilisation de l’espace et des services associés

Il n’y a pas de préposé au ménage : c’est l’affaire de tous les coworkers.

Les coworkers qui reçoivent un ou des visiteurs dans l’espace sont responsables du comportement de ceux-ci.

  • État et entretien des locaux
    Le coworker s’engage à laisser son bureau et les parties communes dans le meilleur état de propreté et d’ordre possible.

Les postes de travail n’étant pas privatifs, le coworker ne peut stocker dans l’espace ses effets personnels et/ou son matériel professionnel, un système de casier est en cours d’aménagement.

Chaque personne a l’obligation de conserver en bon état le matériel qui lui est confié. Les personnes sont tenues d’utiliser le matériel conformément à son objet. L’utilisation à d’autres fins, notamment personnelles, est interdite, sauf pour le matériel expressément mis à disposition à cet effet.

Toute anomalie dans le fonctionnement des machines et du matériel et tout incident doivent être immédiatement signalés.

  • Réseau informatique
    Le coworker s’engage à ne pas utiliser le réseau mis à disposition pour exercer une activité illicite et à ne pas exploiter la bande passante d’une manière qui pourrait nuire à l’activité des autres coworkers. Un usage illicite ou non équitable de la bande passante pourra entraîner des sanctions si les rappels à l’ordre qui en découlerait n’étaient pas suivis d’effet.
  • Cuisine
    Une machine à café à dosettes, une machine à café à grains, une bouilloire électrique, un frigo, un micro onde, un four, des plaques à induction… sont à disposition des coworkers. Leur entretien sont à la charge des coworkers. Il est demandé au NESsiennes et NESsiens de déjeuner sur la table du salon.
  • Imprimante
    NES s’inscrit dans une démarche écocitoyenne, le gaspillage de papier est à bannir. Le Scanner est d’usage illimité, les photocopies Noir et Blanc et couleurs sont payantes, un logiciel de gestion est en cours d’installation. Vos abonnements donnent droit à une certaine quantité d’offerts mensuelle.
  • Fermeture
    Le dernier coworker doit vérifier la fermeture des fenêtres et rideaux extérieurs lorsqu’il quitte l’ Les horaires de déclenchement de l’alarme sont 23H/5H45 du lundi au vendredi, 20H30/7H30 le samedi et 7H30/19H30 les dimanches et jours fériés.

A noter que du lundi au vendredi l’espace reste ouvert dès que le premier usager badge entre 8H et 18H. Si vous êtes le dernier à partir merci d’utiliser le badge pour refermer le lieu.

Votre badge doit être mis à jour régulièrement, si vous ne l’utilisez pas durant 3 semaines il vous faut mettre à jour en le passant sur le boitier de la porte principale pendant les horaires d’ouverture de semaine(8H/18H).

Vos badges de coworker ne vous donnent pas accès au makerspace, si vous avez besoin d’utiliser les machines adressez vous au CTO

  • Adresse de NES
    Il est interdit d’utiliser l’adresse postale sur un support de communication (par exemple sur son site internet), à moins bien évidemment de disposer d’un contrat de domiciliation commerciale

Néanmoins, pour communiquer l’adresse de l’espace de coworking, il est possible d’utiliser la formulation suivante (sur son site internet, en pied de mail, etc.) :

“Me rencontrer à l’espace NES 6, rue verdier Monetti 76880 Arques la bataille

Uniquement sur RDV”

Respect des personnes et des lieux

Le coworker s’engage à se comporter avec politesse et courtoisie.

Les personnes sont invitées à se présenter en tenue décente, avec une hygiène corporelle et vestimentaire acceptable et à avoir un comportement correct à l’égard de toute personne présente dans les locaux de l’espace de coworking. Le coworking ne donne pas le droit de circuler dans lincubateur.

Lespace de coworking nest pas un lieu de démarchage ou de prospection.

  • Discussions
    Le coworker s’engage à rester le plus discret possible dans les deux open spaces et à maintenir un niveau sonore faible et favorable à la concentration des autres coworkers. Les discussions ne doivent pas s’éterniser.
  • Téléphone
    Les téléphones doivent impérativement fonctionner en mode discret ou sur vibreur.

Privilégier les appels téléphoniques à l’extérieur de l’open space ou bien utilisez les phones box qui sont prévues à cet effet. Je rappelle que les salles de réunion ne sont disponibles que sur demande.

La prise d’appel est autorisée dans l’open space le temps de quitter l’espace pour continuer sa conversation.

  • Notifications et sons divers
    Les sons émanant des postes informatiques sont également à proscrire (mails, skype, vidéo...).

L’utilisation de casques est conseillée et doit se faire dans un volume respectueux de l’environnement proche.

  • Nourriture, boisson et alcool
    Pour conserver un état de propreté maximal de l’espace de coworking, il n’est pas autorisé de manger dans l’espace de coworking. Une cuisine prévue à cet effet est disponible dans le bâtiment.

La consommation de boisson est bien évidemment acceptée à condition de laisser les installations propres. S’assurer cependant de ne pas mettre en péril les équipements électriques présents.

La consommation d’alcool est interdite en dehors des manifestations et animations organisées par l’entreprise

  • Tabac et vapotage
    L’espace de coworking tout comme l’ensemble des bâtiments du site est entièrement non fumeur (en application du décret n°92-478 du 29 mai 1992 fixant les conditions d’application de l’interdiction de fumer dans les lieux affectés à usage collectif). Le vapotage n’est pas toléré.
  • chets
    Un système de tri sélectif est en place dans l’espace de coworking et sur le site.Veiller à respecter les consignes indiquées aux points de collecte.
  • Animaux
    Les animaux ne sont pas acceptés dans l’espace de coworking.
  • Assurances des biens et des personnes
    Le matériel laissé à l’espace de coworking est sous la responsabilité de son propriétaire.

L’espace de coworking décline toute responsabilité en cas de perte, vol ou dégradation.

Les salles de réunion

Les salles de réunion doivent rester une salle disponible et ne peuvent être utilisée comme un espace privatif de travail prolongé.

Afin de garantir une disponibilité la plus large possible à l’ensemble des coworkers, il n’est pas possible de réserver une salle de réunion deux jours consécutifs (exception faite d’événements partenaires). Les réservations longues sont à éviter autant que possible.

Il n’est pas possible de planifier des réunions récurrentes.

Lors d’une réservation de la salle, le coworker doit s’y tenir ou prévenir du changement de disponibilité dès que possible : une salle réservée qui reste vide est une salle qui aurait pu servir à un autre rendez-vous.

La salle de réunion doit rester prête à recevoir des visiteurs. Dans cet esprit, elle doit être maintenue dans un état de propreté et de rangement correct après son usage. Il est également conseillé de l’aérer quelques minutes.

 

  • Stagiaires
    Un stage peut se dérouler dans notre espace de coworking dans ces conditions :
  • L’entreprise paie pour l’abonnement ou les tickets du stagiaire.
  • L’encadrant de stage doit fréquenter régulièrement le coworking pendant la durée du stage.

Le stagiaire est un Coworker à part entière ce qui implique qu’il est soumis au même règlement intérieur du Coworking et à la charte d’utilisation de l’espace de Coworking.

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